桜井洸希

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【説明は簡潔に!!】部下の「長ったらしい説明」を巡るすれ違い

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部下から報告を受ける上司。

ところが、部下は説明を始めたかと思いきや、

「まずは〜〜ということがありまして、

そして〜〜でございまして、それから〜〜・・・」

果たして、いつになったら終わるのか。

止めどなく、部下の発言が続く。

こんな光景、職場でよく見かけませんか?

そして、あなた自身も、こんな報告をしてはいませんか?

 

上司からすれば、部下から長ったらしく説明されることについて、

快く思っていません。

ポイントを絞って、簡潔に話して欲しいと思っています。

上司自身も、忙しい中で時間をとって部下からの報告を聞いているわけですから。

ところが、延々と続くかのような説明をしている部下にも、

実は言い分がある。

このポイントで、上司と部下の間には、大きなすれ違いが生じているのです。

 

 

部下はずばり、仕事の状況の全てを上司に知ってもらいたくて、

必死になっているのです。

何も上司を怒らせたくて長ったらしい説明をしているわけではありません。

1から10まで上司の耳に入れておきたいと、頭をフル回転させている。

そのため、本人が意識していないにもかかわらず、

いつの間にか説明が長々としてしまうことが少なくないようです。

 

もし、

「こんなの大したことじゃないでしょ。」

と自分勝手に判断し上司に伝えなかった情報が原因で、

何か問題が起きてしまったとしたら。

その時、後から

「そんなことまで、聞いてなかったぞ!」

上司からボロクソに責められる事態になる。

その状況を部下は最も恐れているようです。

伝達漏れで責められる可能性があるのならば、

いっそ持っている情報を全て上司に開示し、

責任を上司に預けてしまいたいという気持ちが、

部下の中にあるわけです。

 

もちろん、簡潔に上手く説明したいという気持ちがないわけではありません。

それでも、部下が提示した情報の中から、

上司に重要なポイントを絞ってほしいと思っていることも本音のようです。

自分が大したことではないと思っていても、上司から見たら重要なこともある。

だから、1から10まで全部伝えているのです。

 

「部下が提供する情報の中から、何が大事なのか。

それを見極めるのだって、上司としての仕事でしょう!」

部下は、こんなセリフを心の中でつぶやきながら、

上司への報告に臨んでいる傾向が強いのです。

 

 

【すれ違いの解消方法】

上司しては、ポイントを絞って簡潔に報告してほしいと、

部下の長々とした説明を聞きながら、ついついイライラしてしまう。

一方の部下は、伝達漏れから問題が起こり、

それが理由で自分自身が責められることを恐れ、

全ての状況を上司にわかってもらいたいと必死になり、

ついつい長々を説明する。

この状況を放置しておいては、部下からの報告が行われるたびに、

上司と部下の関係性は悪化の一途をたどる一方です。

それではこの状況、どのように改善したら良いのでしょうか。

 

ある食品メーカーに勤めるMさん(20代/女性)は、

ある工夫をしています。

それは、上司に報告をする際に、必ず

「最も伝えたいことを『結論から言うと』という枕詞と共に最初に告げること。」

新人の頃、Mさんは、顧客回り後の上司への報告時に、

いつも怒られていたそうです。

「お前は、何が言いたいのか良く分からない!もっと、簡潔に喋ってくれないか!」

お客さんと話した内容、その時の様子、これからの仕事の進め方など、

いろんな考え事が頭の中を駆け巡り、

いつもそれを整理しないままで上司に報告していた。

どうしても、

「早く、上司に状況を報告しなきゃ!」

という気持ちの焦りと不安が先行してしまっていたためです。

 

ただある時

「それじゃ、上司も聞くのが大変だし、かえって言いたいことも伝わらないよ」

と先輩から注意を受けたMさん。

ガツンと頭を殴られたような感覚に陥り、

その後、自分なりに話し方の勉強を一生懸命したそうです。

 

そこでたどり着いたのが、「最も伝えたい結論を最初に告げる」こと。

しかも、必ず

「結論から言うと」

という枕詞を添えることです。

例えば、

「係長、本日の商談ですが、

『結論から言うと』10%仕入値を下げられないかという条件を提示されました。」

という具合です。

結論から先に言う説明手法は、よく言われるビジネススキル。

そこにプラスαの要素を加え、

「結論から言うと」というワードを必ず添えることに着目しました。

説明を受ける相手が最も嫌がるのは、

いつになったら結論が出てくるのか分かりづらい話し方をされること。

自分なりに最初に結論を言ったつもりでも、

相手にそれが理解してもらえていなかったら、何にもなりません。

だから、「結論から言うと」というセリフをバシッと言い切ることが、

非常に重要なのです。

 

それならば、

「なるほど、これが結論なんだ。」

と相手にきちんと伝わる。

その後に様々な内容を盛り込んだ説明をしても、拒絶反応を起こされることなく、

相手も聞き続けてくれます。

これを徹底して実践したMさん。

上司の反応も全く違ったものになり、

スムーズに報告業務ができるようになったそうです。

 

いかがでしたか?

「結論から言うと」

この魔法のようなキーワードにより、上司との関係性は劇的に改善されます。

ぜひ、やってみてください!!

 

 

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