桜井洸希

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【これで間違いない!】上司を効率よく納得させる資料を作り上げる3つの方法

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プレゼン用の資料作りで苦労したご経験、ありませんか?

着実に理解してもらおうと丁寧に時間をかけ、濃密な内容の資料を作成。

それにもかかわらず、提出した途端、上司から突き返される。

「お前、こんなんじゃ見る気が起きない。やり直し!」

と門前払い。

「えーー!俺なりに自信作だったのに、何故・・・?」

と崖から突き落とされたように落胆しますね。

実はこれ、上司を説得するための資料作りとして心がけるポイントが、

ずれていることに起因します。大切なことは、内容ではなく他にあります。

 

それでは、もっと上司を納得させる資料を作るためには、

どんなポイントに注意したら良いのでしょうか。

今回は

「上司を効率よく納得させる資料を作り上げる3つの方法」

をご紹介します。

腕の立つ30代中堅サラリーマンの意見を取り入れ、レポートいたします。

それでは早速、いってみましょう!

 

 

① 色はモノクロ。数値の表現はグラフを駆使する

色はモノクロで、かつグラフを駆使して作りましょう。

「見易く」「魅せる」資料作りを心がけること。

これで、あなたの資料で上司は納得させられます。

 

色は何故モノクロがいいのか?

カラフル過ぎる資料だと、どこがポイントなのか、

曖昧になり易すいのです。

しかも派手な色合いでギラギラしたものは、好まない人も多い。

大事なポイントは白抜き文字、それ以外は黒文字とするなど、

白、グレー、黒で濃淡をつけて、メリハリをつけた方が、見易く印象が良いのです。

 

また、数値を表す際は、グラフを駆使すると、説得力が格段に増します。

ただ数値が羅列されているよりも、円グラフや棒グラフで表されている方が、

同じ内容でも見やすく記憶にも残り易いため、「良くできた資料」に見える。

数値の羅列を、ものの1分、エクセルの便利な機能でグラフに変えてしまえば、

上司の説得時間を何分の1にも縮めてしまうのです。

 

 

② 30点くらいの出来で構わないので、さっさと見せる

あなたの感覚で、未完成な資料だと思っても、さっさと上司に見せましょう。

30点くらいの出来栄えで全然構いません。

これで、効率的かつ確実に上司をうなずかせる資料が作成できます。

 

長い時間をかけて試行錯誤し、

「よし、これで完璧!」

と思って上司に見せても、間違いなく修正を求められます。

なぜなら、あなたの思う完璧と上司が思う完璧は、全く違うから。

例えば、同じ映画を見ても、気になる場面は人それぞれですよね。

資料も同じで、人が違えば見る視点も違う。

あなたが気にしていないポイントを上司は突っ込んできます。

だったら、さっさと「上司が気にするポイント」を聞き出すことです。

そうすれば、上司をうなずかせるためにはどこに力点を置けばよいか、

簡単に分かります。

自分の気になる点が完璧になった資料ですから、

上司は必ずオッケーを出します。

実に効率的ですね。

 

 

③ 資料の冒頭にポイントを3つ書き、最後に結論を大きく書く

資料の冒頭に、ポイントを3つ書き、最後に結論をデカデカと書きましょう。

例えば、レストランのキャンペーンを上司に提案するとき、冒頭に

「今回のキャンペーンのコンセプトは

『親しみやすさ』『懐かしさ』『ヘルシーさ』」

そして最後に

「結論は、『秋の味覚を前面に押し出した日本食を低廉で提供し、

リピーターを2割増』」

と、非常に目立つように記載。

同じ内容であっても、この工夫をするとしないでは、上司の反応が全く違います。

 

人間、資料を手にしたら、見るか見ないかを数秒でジャッジします。

それも無意識に。

いくら濃密な内容でも、膨大な情報量を乗せられていたら、まず見る気が失せます。

だから、本当に押さえてもらいたいポイントと結論だけを目立たせるのです。

他は、見ても見なくても構わない、小さな文字とスペースでオッケー。

これだと、上司は手に取った瞬間、意図せずに

「この資料、良くできてるな。」

とジャッジするのです。

 

なお、なぜポイントは3つか?

「三大○○」「○○三傑」「○○三選」

のように、3という数は取っ付きやすく、記憶に残りすいのです。

記憶に残りやすいということは、自然とその情報に流されやすいということ。

上司の脳が、あなたの資料に対して、無意識にポジティブ反応を示していくのです。

 

 

いかがでしたか?

これらを実践すれば、着実かつ効率的に上司を納得させることが可能です。

「上司に納得してもらうために、丁寧に時間をかけて、

充実した内容の資料にしなきゃ!」

と思っていたあなた。

時間と労力がもったいない!

今すぐに視点を変えましょう!

 

 

 

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