桜井洸希

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【あなたは大丈夫?】絶対にやってはいけないメールの対応3つの鉄則

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普段、仕事のやりとりで頻繁に活用されるメール。

記録された情報を即座に遠隔地にも送信できる、非常に便利なツールです。

ただ、改めて考えると、メールは文字だけのコミュニケーション。

相手の表情も見えないし、自分の声のトーンも伝えられない。

だからこそ、細心の注意を払って相手と接しなければ、相手の気分を大きく害してしまう危険性を秘めているのです。

 

それでは、ビジネスメールでの御法度とは、具体的にどんなものがあるのでしょうか。今回は

「絶対にやってはいけないメールの対応3つの鉄則」

をご紹介します。

経験豊富な40代サラリーマンへのアンケートを基にレポートいたします。

それでは早速、行ってみましょう!

 

 

①1日以上、放置をしてはいけない

出張中や休暇中の時はさておき、特段の理由がないのに、メールをもらってから1日以上返信をしないこと。

特に、何か大事な資料を送ってもらったにもかかわらず、何のリアクションもしない。これでは、相手の心象を一気に損ねます。

 

逆の立場で考えてみましょう。

あなたがメールで資料を送るように頼まれ、すぐに送ったものの、一向にして相手からリアクションがなかったとしたら、どう感じますか?

「感じ悪いな、あのやろ!」

と多少なりとも憤りを覚えると思います。

あなたがメールの受け取り手に回った場合も一緒。

相手へお礼をせず、頼んだことはしてもらえて当たり前という姿勢を見せたら、相手はあなたに憤慨します。

ですから、メールを受け取ったら、お笑い芸人のツッコミのごとく、間髪入れずに

「メール、拝見しました。」

とスピードリアクションしましょう!

 

 

②冒頭に挨拶の言葉がない

冒頭に「挨拶の言葉」の無いメールを送ること。

いきなり用件が始まり、ぶっきらぼうな文面。

これでは、相手はメールを読んで嫌な気分になります。

 

前述の通り、メールは文字だけによるコミュニケーション。

声のトーンも、ましてや表情も映らない。

あなたの感情表現は、なかなか伝わりづらいものです。

その条件下で、唐突に

「先日お願いした件ですが」

などと書かれていたら、非常にぶしつけな感じがしませんか?

相手も、もちろん同じ。

そんな無愛想なメールを送りつけられたら、カチン!ときて返事をする気も失せます。

「お疲れ様です。」

「いつもお世話になっております。」

たったその一言で、メールの印象はガラッと変わるものです。

忘れずに、メール冒頭に挨拶という「愛情のスパイス」を振り掛けてあげましょう。

 

 

③やたらと長文の上、ポイントがわかりにくい。

やたらと長文のメールを送りつけること。

しかも、どこが重要なのかマーキングされていない濃淡ゼロのメール。

これでは、相手は全くメールを読みたくなくなります。

 

「〜〜ということで、◯◯なのですけども、ただ××という懸念材料もあり、私としては△△とは思うのですが、しかし・・・」

こんな調子で、思いつくままをひたすら書く連ね、文脈が全く整理されていないメール。

どこが重要なのかさっぱり分からない。

こんなのを送りつけられたら、あなたはどう思いますか?

まぁ、嫌でしょうね。

「こんなの読みたくね〜よ!後回し!」

相手も当然一緒。

必ず読み手に配慮して、分かりやすく読みやすいメールを送るよう心がけましょう。

 

効果的な例としては、ポイントを箇条書きにしてあげること。

「この件に関してご考慮いただきたいのは3点です。1点目は・・・。」

箇条書きは、これから直面する課題への取り掛かりについて、心理的ハードルを下げてくれる効果があるのです。

 

 

いかがでしたか?

これらの御法度は絶対に犯さないこと。

そして最低限のメールマナーを守ること。

ビジネスメールを扱う上で、必ず心得ておくべきなのです。

ハッとしたあなた。

今すぐ、改めてください!

 

 

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