桜井洸希

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指示の最中、必死にメモ取りをする部下。その姿を見て、実は不信感を抱いている上司!

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◯上司は、メモ取りに必死になっている部下の姿を目の前にすると、会話が成り立っていないように感じ、余計に指示が出しづらくなる

 上司から指示が出されている時に、必死でメモを取っている部下。発言している上司の顔を見る余裕もなく、メモ帳をじっと見つめ、あくせくとペンを走らせている。あなた自身を省みて、こんな自分の姿、思い当たる節はありませんか?どうやら若い社員ほど、このような行動を取っている傾向が強いようです。

 もちろん、メモを取ること自体は悪いことではありません。ただ、あまりにもメモ取りに必死になっている部下の姿を見て、上司はどう感じているのでしょうか?「指示出しづらいな、こいつ…。」実は、腹の中ではこんな風につぶやいていることが少なくない。ペンを走らせることばかりに集中して、上司の顔を見ようとしないのですから、そう思われても無理はありません。目を見てくれないから、会話が成り立っていないように感じる。しかも、メモを取っている部下を目の前にすると、自分の発言が記録されているような気分になってしまい、話しづらくて仕方ないのです。もし、あなたが友人と他愛もないおしゃべりしているとき、その友人があなたの発言をICレコーダーで録音していたら、どう感じますか?決して良い気分はしないでしょう。1対1で目を合わさず一つ一つの発言を記録に残されたら、過剰に身構えてしまうのが、人間として自然な防御反応。残念ながら、上司はあなたのメモをとる姿勢をあまり快く思わない傾向が強いのです。

 

◯一方の部下は、上司の指示を聞き漏らして怒られるような事態にならないよう、理解より前にメモ取りに必死になる

 一方で、部下側のあなた。メモ取りに必死になるには、もちろんそれなりの理由があるからでしょう。それは、何でしょうか?「そりゃ、指示を忘れないようにしてるんでしょ?」そうです、それも間違いではありません。ただ、その必死のメモ取りという行為の深層心理。それはずばり、「怒られたくない」という恐怖心です。上司の指示が始まった途端、「聞き漏らして怒られるような事態だけは何としても避けなければ!」という防衛本能が強く働き、耳よりも手の方に意識の比重が傾いてしまうわけです。しかし、メモ取りに必死になる代償として、本当に重要なポイントが理解できていない場合も少なくない。上司の発言すべてを、濃淡つけずに書き留めようとしているのですから、無理もありません。上司の表情も声のトーンも感じることなく機械のようにペンを走らしていたら、逆に上司の指示を理解し損ねない。これでは、本末転倒もいいところです。

 会話とは、お互いの発言のキャッチボールで成り立つもの。あなたも友達とおしゃべりをしている中で、友達の発言に対して気になる点を質問すること、よくありませんか?その質問によって、友達の言いたいことを理解していることも少なくないはずです。それは、上司の指示も一緒。上司から指示がとんできたら、それに対して部下として何かしらのリアクション発言をしてこそ、お互いの意思疎通が図れるのです。メモ取りばかりに気を取られていたら、まるで「上司から部下への片思い」。次々と上司から指示が投げかけられても、あなたがキャッチして、投げ返してあげないのであれば、会話として成り立たない。結果として、その指示があなたに正確に届かぬままになる危険が大いにあるわけです。

 

◯部下ができる改善策。それはずばり「指示の最中はメモを取らない!」 

 上司は、メモ取りに必死な部下を目の当たりにすると、会話が成り立っていないばかりか、発言録を取られているような気分になり、非常に指示が出しづらくなる。一方で部下は、怒られるリスクをなんとか回避しようと必死になり、指示を聞き漏らすまいとメモ取りに一生懸命になる。この意識と行動のすれ違いを放置したままでは、指示が正確に部下へ届かないばかりか、上司は部下に対して大いなる不信感を抱いてしまいます。それでは、こんな状況を打破するために、部下であるあなたは、どんな改善策を講じることができるでしょうか?

 某金融機関に勤めるCさん(20代女性)は、上司からの指示を仰ぐ際に、心がけていることがあります。それは、他の若手社員と違って、指示の最中は一切メモを取らないということ。意外ですよね。というのも、Cさんも新人の頃、上司の指示を聞き漏らすまいと、必死になってノートにペンを走らせていました。その間、一切上司の顔を見ることもなく。すると、あるとき「お前、ちゃんと聞いてるのか!」と上司から皮肉られたように怒鳴られた。そんなこと突然言われても・・・。悩んだCさん。開き直って、その後はメモを取ることをやめたそうです。上司が指示を出している最中は、じっと上司の目を見る。そして、指示に疑問がある場合は、「それは、〜〜という理解でよろしいでしょうか?」と聞き返す。このやりとりを心がけたら、たちまち上司の指示を容易に理解できるようになったそうです。仕事も、これまで以上に効率的にこなせるようになった。上司からさらなる高評価がもらえるようになったことは、言うまでもありません。

 「そんなこと言っても、メモ取らなきゃ、指示されたこと忘れちゃうじゃないの!」と思うあなた。当然の疑問です。それを予防するために、上司の発言が終わった後、指示の内容を確認してみることをお勧めします。「確認ですが、指示の内容は◯◯ということでよろしいでしょうか?」という具合に。そのとおりであれば、上司もオッケーを出すでしょう。例え違ったとしても、もう一度上司が指示を繰り返してくれます。指示を聞き漏らして部下にしくじられるよりも、繰り返し指示した方が、上司も後々面倒なことにならずに済みますので。その確認をとった後に、改めてメモを書き、指示内容を忘れないようにしましょう。会話をきちんと成り立たせて、上司に安心感を与えられる。その上、指示内容もしっかり把握できる。まさに一石二鳥なわけですね。

 

◯上司側にも「指示の最中は、目を見て欲しい」という声が

 「指示を出している最中、やたらとメモ取りに気を取られている部下の姿は、気持ちの良いものじゃありませんね。正直、こいつに仕事を任せて大丈夫か?という不安が浮かびます。気持ちはわかりますけどね。それでも、しっかりとこちらの目を見ていてくれた方が、安心感があります。」(40代管理職・金融機関)

 上司が指示出しも、歴とした上司と部下の会話のキャッチボール。しっかりとお互い目を合わせて、疑問点を確認しあって、初めてコミュニケーションが成立するものです。メモ取りばかりに気を取られていては、せっかくの一生懸命な姿勢であっても、それが仇となりかねません。それならば、思い切って、指示出しの最中はメモ取りをやめてみること!堂々と目を合わせて、指示の内容がわかりづらければ遠慮することなく聞き返す。この心がけ一つだけで、上司のあなたの見る目は間違いなく一変します。ぜひ、やってみてください!

 

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